AVM Yönetimi Hizmet Kapsamı
- Hizmet ve tedarik sözleşmelerinin takibi, yeni sözleşmelerin kontrolü
- Yeni sözleşmelerde ve sözleşme yenilemelerinde İşveren Hukuk Müşavirleri ile hizmet ve tedarik firmaları arasındaki koordinasyonun sağlanması
- Hizmet ve tedarik firmalarının uygunluklarının incelenmesi ve işverene raporlanması
- Kira, ciro kirası, ortak gider, pazarlama gibi kalemlerin faturalarının kesilmesi ve muhasebe bölümüne iletilmesi
- Banka hesap hareketlerinin kontrolü ve kayıt altına alınması
- Ciro bildirimlerinin denetlenmesinin sağlanması, incelemelerin doğruluğunun değerlendirilmesi
- Kira ve tüm diğer kalemlerin tahsilatlarının günlük olarak takip edilmesi ve tahsilatların gerçekleşmesinin sağlanması
- İşverene günlük, haftalık, aylık ve yıllık tahsilat raporlarının sunulması
- İhtar ve icra süreçlerinin işveren hukuk müşaviri ile birlikte takip edilmesi, gerekli doküman ve bilgilerin sağlanması
- Bütçe takibi
- Proje özelinde yıllık gelir-gider ve nakit akışı tablolarının hazırlanması ve takibi
- Mağazaların yaptırması gereken sigortaların takibi
- İşveren gayrimenkul sigortası için sigorta firmaları ile bilgilerin paylaşılması ve sürecin takibi
- Sigorta kurallarından sapmaların tespiti ve bildirimi
- Zarar bildirimi ve işveren düzenleyici açıklamalarına hasarın ilk değerlendirmesinin yapılması ve hasar bildiriminin hazırlanması
- Sigorta firması ile hasarın tasfiyesine yönelik gerektiğinde bilirkişilerin müdahalesine katılım göstererek hasarı hesaplamak için önemli verilerin sigorta firmasına aktarılması ve süresinin sonlandırılması
- Kiracılar ve hizmet verenlere karşı erişilebilir olma ve ilk temas noktası olma güvencesinin verilmesi
- Projeye özel kiracı/kontakt kişi listesinin oluşturulması, kiracılarla, özellikle ana kiracılarla düzenli olarak irtibatta olunması
- Kiracılarla ilgili künyelerin hazırlanması, yazışmaların gerçekleştirilmesi
- Kiracılarla düzenli olarak bir araya gelinmesi
- Yeni kiralamaların mağaza fitout süreçlerinde operasyonel işleyişin sağlanması
- Kiracıların ciro analizlerinin aylık, dönemlik ve yıllık raporlamalarının yapılması
- Yıllık pazarlama aktivite planının oluşturulması
- Pazarlama iletişim stratejisinin planlanması
- Projenin marka kimliğinin oluşturulması ve pazarda konumlandırılması
- İmaj ve algı çalışmaları ile kriz yönetim planlarının hazırlanması
- Etkinlik ve sosyal medya yönetiminin yapımsal ve bütçelerinin oluşturulması
- Kreatif ve diğer tüm reklam işlerinin koordinasyonu, planlaması ve yönetimi
- Proje içerisinde kısa süreli kiralamalar için gerekli alanların oluşturulması
- Aktivite ajansları ile projeler geliştirerek gelire yönelik kısa dönemli kiralamalar yapılması
- Firmalarla uzun dönemli stand kiralamaları için temasta olunması
- Tüm finansal ve operasyonel bilgileri içeren aylık ve yıllık raporların hazırlanması
- Raporlarda gelir-gider, nakit akışı, bütçe, ciro, tahsilat, ziyaretçi sayısı, pazarlama, operasyon, sigorta, kiralama, hukuk ve sözleşme durumlarının detaylarının sunulması
- İşveren taleplerine göre ekstra rapor formatlarının hazırlanması
- İşveren toplantılarının organize edilmesi, gündemin hazırlanması ve toplantı tutanaklarının dağıtımı
- Sektörel bazda ciro ve performans analizlerinin yapılması
- Projenin kapsama alanındaki diğer projelerin analizlerinin yapılması, yakın takipte tutulması, bilgilerin güncellenmesi ve düzenli değerlendirmelerle raporlanması
- bu değerlendirmeler neticesinde gerekli aksiyon planlarının oluşturulması için tüm ilgili birimlerle (kiralama, pazarlama, vs..) temas halinde olunması
- İşveren onayı ile gizli müşteri ve anket çalışmalarının yapılması ve sonuçlarının raporlanması
AVM Tesis Yönetimi Hizmet Kapsamı
- Yıllık ünite bazlı bakım ve denetim planlarının oluşturulması ve takibi
- Oluşturulan planlamalar çerçevesinde bakım kontrol listelerinin hazırlanması
- Teknik ekip tarafından yapılacak bakımların belirlenmesi ve operasyonel işleyişin sağlanması
- Tedarikçi firma gerektiren bakım sözleşmeleri için ihale süreçlerinin yürütülerek sonlandırılması ve sözleşme süreçlerinin yönetimi
- Bakım firmalarının sözleşmesel yükümlülüklerinin yerine getirilmesinin operasyonel ve idari kontrolü
- Teknik ekip ve vardiya planının oluşturulması, günlük ve aylık puantaj kontrolü
- Yangın danışmanlığıyla ilgili teknik eksiklik durumlarında gerekli önlemlerin alınmasının sağlanması
- Yıllık operasyon ve yatırım büyçesinin finans departmanı ile koordineli hazırlanması ve takibi
- İşletme saatlerinin optimizasyonu ve elektrik kullanımlarının kayıt ve dökümantasyonu
- Enerji tüketimini azaltmak için karşılaştırmalı değerlendirmelerin yapılması
- Toplu enerji alım süreçlerinin yürütülmesi, ihale ve sözleşme süreçlerinin tamamlanması
- Su ve doğalgaz kullanımlarının kayıt ve dökümantasyonu
- Güvenlik sözleşmesinin hükümlerinin takibi ve saha denetimlerinin yapılması
- Güvenlik vardiya planlarının proje ihtiyaçlarına göre gerekli hallerde revize edilmesi
- Personelin işletme yönetmeliği ve sözleşme şartlarına uygunluğunun denetlenmesi
- Güvenlik ve temizlik personel puantajlarının kontrolü
- ekipman ve sarf malzemeleri ile bütçe ve planlamaların kontrolü
- gerekli tüm tatbikatların taşeron firmalar ile birlikte düzenlenmesi
- Atık toplama takibi ve koordinasyonu
- Düzenli cephe, cam ve zemin bakım, onarım, temizlik, cila, boya, vs.. Takibi
- Hizmet firması değişiklik ve sözleşme yenilemelerinde ihale ve bütçe takibi
- Bölge, ilçe ve il mülki amirleriyle irtibatın sağlanması
- Peyzaj ile ilgili firma sözleşme hükümlerinin takibi
- Peyzaj personellerinin uygunluğunun takibi
- Catering firma personellerinin portör evraklarının kontrolü
- Peyzaj ekipman, demirbaş ve sarf malzemelerinin yönetiminin kontrolü
- Aylık ve yıllık ilaçlama ile yeni peyzaj öğesi satın almalarının kontrolü ve yürütmesi
